寫下今天一定要做的3件事,不讓工作追著跑!

自從6年前,媽媽和婆婆同時生病,我就毅然決定離開職場,另闢工作的場域。畢竟,在外商工作超過15年,縱然針鋒相對、衝突競爭,也已經習慣;但習慣並不代表喜歡。如果人有第二次機會,可喘口氣,轉換職場,似乎也算是老天爺給的福氣。

回首過去的職場生活,我發現,很多上班族,似乎都對「時間管理」這個議題很有興趣。為什麼?我想,答案應該很簡單:「因為時間不夠用!」為什麼時間不夠用?這時候,請你不要答得太快,請你回想一下,到底是工作太多?還是效率太差?

 

答案都不是!

我觀察到的是,現在上班族的工作環境,似乎沒有辦法讓人完整地利用。時間其實是夠用的,重點是,工作不斷地被打斷,工作時間零散到讓人無助!

你知道時間零散會如何嗎?

首先,思路中斷。想到一半的東西,突然被迫中止,等到再回到座位,又得重新開始想一遍。接著,如果硬是從中斷的地方延續,你會發現做到後面,會和一開始的數字或主題有差距,因此,就得花更多時間做修正。你知道的,修來修去所花的時間,其實比從頭到尾寫一遍還更麻煩。最後,時間零散會讓你沒有成就感。你只覺得你在交差,而不是在遞出一個有創新、有品質,或完整的工作。

之前我的主管,非常喜歡坐在辦公室,大聲對著外面的我們叫人!她一叫,我們就得立刻放下手邊工作,迎接這完全沒有頭緒的開會。由於無法事前準備,心情上也沒有辦法馬上聚焦,會議的冗長耗時,你是可以想像的。

臨時會議的主題,非常繁雜…有時候和行銷召開產品定位會議,有時候和業務進行促銷活動討論。然後,又是談母親節促銷結束後的激勵大會,接著,又跳到人事的私下會談。一天之內,往往臨時被叫個5~6次,不算稀奇。

好不容易離開老闆房間,桌上電話又來了!有廠商要討論發包細節,並且抱怨作業時間太趕。或者是,第一線銷售人員打電話來問可不可以換制服尺寸。整天下來,沒個安靜,時時刻刻都是打斷人思路的干擾作業,讓我這個經理人,想要有個完整的時間,好好寫個案子,似乎都是不可能的事。

就這樣,我認了。

因為我換了好幾家公司,過了美商、法商、日商的職員生活後,發現到哪裡都一樣!我必須承認,我的時間都在公司手上,都在老闆手上,就是不在自己的身邊,時間管理?!開玩笑!那也得我手上有自己的時間,才能管理呀!

但我這個牡羊女,比較不服輸,我還是想方設法的想偷回原本屬於我的工作時間。以下是我的幾個方法,如果你喜歡,可以試著一兩招,我自己覺得還挺管用的。

1、把今天一定要做的三件事,寫在筆記本上

請記住,不要多,寫三件就好。一天完成三件事,其實就是很大的突破,而且也感覺不會那麼難。也請記得,一定要用「寫」的,不要用電腦打字,因為人看到自己的筆跡,對目標的認同度會提高。

每做完一件,就立刻用紅筆畫掉,讓自己有成就感。三件事都做完,就找個可以激勵自己的方法,獎勵自己一下,那麼,你會更樂意繼續這個小習慣。

2、另闢空間

在老闆的允許下,帶著你的電腦和公司資料,找個安靜的會議室或工作角落辦公。請你告訴老闆:「半小時之內我不在,我要寫一份報告。」在這30分鐘裡,如果有簡訊、email,都盡量不要回應。全神貫注在手上的工作,告訴自己,不要分心,因為,只有這30分鐘是可以把握的。

我的同事則選擇另外一種方式。例如,她會在小白板上寫:「趕工中,PM4:00以後可說話」如果有人走過來要跟她討論事情,她會一句話不說地用原子筆敲一下白板。任何人來找他都是一樣的對待,她有自己的原則,反而大家都會尊重她的工作習慣。

3、比老闆早到15分鐘

我永遠會比自己的老闆早到公司。理由很簡單,我比她早到的話,我可以整理今天的工作頭緒以及思路,不必等她問我,我就先聲奪人。老闆一到公司,一坐到位子上,就會立馬看到我的最新進度、最新資訊,她慢慢會知道,我是個自愛、有紀律的員工,因此,會更尊重我的工作安排和工作秩序。

 

4、發誓,不加班

加班,是一件全世界最沒有效率的事。當你心中想著:「啊!那今天來加班一下,應該就可以把工作完成吧!」那麼,你的工作步調就會開始鬆散。等6點下班時間一到,計畫加班的同事邀約去吃晚餐。吃到7點多,閒聊一下,真正開始工作大概是7點半的事。因為加班,氣氛輕鬆,聊天、打屁是肯定的,然後你會發現,9點了,結果,還是一事無成。

因此,我工作到後來幾年,我都逼自己:絕不加班!因為腦中有這樣的念頭,所以工作超級有效率,同時,也會斟酌自己的工作內容,試著授權,試著委外,而不會硬壓在自己身上。另外,我也必須提醒,主管如果可以正常上下班,其實對於員工比較沒有壓力。因為如果主管不下班,很多員工似乎也都不敢先走。

5、尊重員工私人時間

因為我知道不能在下班之後,再打擾人家,所以我會更快地完成我的交辦。

我個人非常在意私人時間被打擾。如果我的下班時間我還收到老闆的line、email,我會非常火大。我不讀,不回。她如果隔天問我為什麼不回簡訊?我會用盡各種千百種理由,用軟性展現我的抗議。如果這樣會影響我的KPI,我就認了,而我也會思考是否這是一家值得我賣命的公司。我的好同事,一位業務經理,就是因為主管在除夕的夜晚,竟然跟她跨年對帳,完全不管她的圍爐,一怒之下遞出辭呈。

某些單位我了解沒有明確的上下班時間,但是我真的覺得,晚上9點以後不要再打擾人家了。他是員工,不是我們的財產,怎麼可以這樣呼之即來?員工本人不會抗議,人家家人會不會抗議?家人如果抗議,這位員工怎麼會待得久?

6、小心翼翼地開每次的會

開會「議而不決,決而不行」,是我不允許的。如果可以的話,每個月開會不要超過4次,每次不要超過60分鐘。各單位有事需要溝通,自行私底下解決,不要在會議裡只討論某一部門的事。陪公子讀書,很浪費大家時間。

主管對會議的裁決,盡量遵守「SMART原則」[註],少用模糊字眼。如果事後證明裁決有錯,頂多認錯就是了,不要為了避免犯錯,讓決策過多保留,反而增加員工太多摸索的成本。

開會不聊天,開會不吃便當、不吃零嘴、不喝飲料。開會就是開會,不是來玩眾星拱月的。

以上6種偷回時間的方法,希望對忙碌的你有效。要牢記,把工作的主導權找回來,展現對工作的紀律和態度,你才有空享受生活,然後,甘願地在這家公司,做得更久。

[註](S=Specific具體、M=Measurable可測量、A=Attainable可達成、R=Relevant相關、T=Time-based時效)

 

原文出處:《商業周刊》敏敏校長的管理學
本文作者:智緯管理顧問有限公司總經理 張敏敏

來自美、日、法外商混血經驗的零售業超業講師,擁有超過15年外商零售業經驗,包括萊雅集團LOREAL蘭蔻化妝品、雅詩蘭黛集團E.LAUDER海洋拉娜、法國SISLEY等品牌行銷、公關、業務、培訓資深經理,同時也是連續4年《商業周刊》超業講堂指定開場人氣講師。