幫自己的管理往下打深地基、往上建輕鋼骨
擔任主管職位，最重要的任務之一， 就是擔任「承上啟下」的溝通，並且在溝通用語上，應對進退合宜。這條「垂直」的命令系統，關係著你在公司活得好不好，待得久不久。
霏霏在公司已經三年，第四年時被派到新竹，準備擴展竹科店家的代收代付業務。霏霏年紀將近35歲，高瘦的身材，俐落的短髮，在我的主管培訓課程中，她的兩眼炯炯有神，上課時互動熱烈，但私底下，我完全無法想像，她竟是令老闆頭痛的小主管。
「霏霏？她很不錯呀～怎麼了？」中午用餐，我被總經理召見。「敏敏老師，她帶新竹的業務，業績已經三個月沒達成，我們後來才知道她給團隊的目標都比總公司低，訪客比例每月不到5成。」身高才156公分的總經理，以無助的眼神看著我。「我考慮降轉她，讓她回台北擔任普通員工職位。老師，您覺得呢？」這，真是和我上課印象的她，完全像是兩個人。
主管的「承上啟下」主要有兩種重要的角色
第一，對上司而言，每次當你和老闆開會時，你就是「代表員工」在發表意見，既然代表員工，也就意味著你了解第一線的運作，以及來自市場的聲音。你的任務就是發揮「影印機」功能，儘量讓下情上達，無所隱瞞，絕對是關鍵。
第二，對屬下而言，每次開內部會議，布達事情時，你就是代表「公司和上司」在說話，你以溝通者的身分，向員工說明公司願景、目標、對員工的期待和想法。既然是代表公司，也就意味著你必須以激勵的方式，有效詮釋來自上面主管的聲音。你的職務就必須發揮「翻譯機」的功能，儘量讓上情，以具體、激勵、正面的語言，讓員工可以理解，並且給予高度認同。
在此，我要特別提醒，千萬不要讓自己變成「不沾鍋」主管。
什麼是「不沾鍋主管」？意思是，當你代表上司發表意見時，如果你的屬下立即表達強烈的反對。例如，當你代表公司宣布業績抽成獎金自這個月開始從20%降到15%，員工的反彈你是可以預見的。如果員工對你有情緒，產生很大的反彈，請不要沒有任何承擔，並且露出一臉無奈的樣子，兩手一攤，對著員工說：「沒辦法，這是公司規定的，不然你去找大老闆。」這種只傳達命令，而沒有肩膀擔當的不沾鍋主管，往往是造成公司士氣低落的最主要原因。
課後，我刻意和霏霏聊了一下，她毫不隱諱地說出她帶團隊的無奈。「老師，我如果不把總公司目標調低，讓他們都可以拿到業績獎金，我底下4個人，一個月內就會走兩個了…」。霏霏，如果有苦衷，就要和主管商量，不管發生什麼事，永遠要記住，真正挺你的，讓你留在公司的，一定是你的主管。承上啟下的藝術和道理，現在，記住了。
原文出處：《商業周刊》敏敏校長的管理學
本文作者：智緯管理顧問有限公司總經理 張敏敏
來自美、日、法外商混血經驗的零售業超業講師，擁有超過15年外商零售業經驗，包括萊雅集團LOREAL蘭蔻化妝品、雅詩蘭黛集團E.LAUDER海洋拉娜、法國SISLEY等品牌行銷、公關、業務、培訓資深經理，同時也是連續4年《商業周刊》超業講堂指定開場人氣講師。